Agent ou Agente, programmes de formation continue

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.

Job Type:

Regular

Additional Locations:

Weekly Hours:

35

Position End Date:

Job Category:

Soutien

Salary Range:

$30,43 - 35,11 CAD

Compensation grade:

SOU-P-E

Job Description

Sous la responsabilité du ou de la gestionnaire de la Formation continue au campus de Toronto, la personne titulaire du poste accomplit des tâches administratives liées aux dossiers du secteur. Elle assure également les services d’accueil et de réception à Boréal Toronto.

Le mode de travail est hybride, principalement en présentiel, avec possibilité de quelques journées de télétravail. Des déplacements ponctuels peuvent être requis dans le cadre d’événements et d’activités de promotion. L’horaire peut également inclure, du travail en soirée et les fins de semaine, selon les besoins des activités.

Responsabilités :

Formation continue

En collaboration avec le ou la gestionnaire, appuyer la mise en œuvre de la programmation du secteur :

• Administrer et coordonner les évaluations linguistiques;
• Préparer les avis de cours et les horaires, puis effectuer les réservations de salles à partir des horaires maîtres du Collège;
• Tenir à jour les dossiers étudiants du secteur conformément aux exigences du Bureau du registraire et aux particularités des différents cours et programmes de la Formation continue;
• Tenir à jour un système de gestion et de classement des données pour tous les dossiers du secteur : inscriptions, assiduité du personnel et de la population étudiante, noms du personnel de formation, clientèle actuelle et potentielle, suivis de recrutement, etc., et fournir des rapports au personnel superviseur sur demande;
• Préparer un compte rendu mensuel de toutes les activités du secteur ainsi que des statistiques d’inscription;
• Compiler et mettre à jour l’information destinée au prospectus; vérifier le contenu, obtenir l’approbation finale du personnel superviseur et en assurer la distribution;
• Assurer la logistique de rencontres ou de certaines formations (repas, matériel didactique, stationnement, appui technique, etc.);
• Préparer les contrats d’embauche pour le personnel scolaire temporaire en utilisant le système informatisé;
• Remettre tous les documents requis pour l’embauche du personnel temporaire au Service des ressources humaines et effectuer les suivis conformément aux directives de ce service;
• Vérifier les rapports de paie avec le personnel superviseur;
• Agir comme intermédiaire entre le Collège, le personnel enseignant et la population étudiante; par exemple, transmettre au personnel enseignant l’information pertinente, les trousses, les directives et les procédures, ou remettre les billets d’autobus aux membres de la population étudiante conformément aux directives du programme;

Accueil, réception, inscriptions et paiements

• Assurer l’accueil soit au comptoir de la réception du campus de Toronto, en personne, par téléphone et en ligne pour les tous les programmes et services;
• Fournir de l’information en réponse aux demandes de renseignements de la population étudiante, des personnes candidates, du grand public, des intervenants pédagogiques et du personnel de Boréal Toronto et des régions, conformément aux procédures et politiques établies;
• Être à l’écoute des attentes de la clientèle afin de répondre rapidement aux questions et aux demandes, de diriger les personnes vers les services appropriés et de contribuer à l’amélioration continue de la qualité du service;
• Aider les membres de la population étudiante et les personnes candidates à remplir divers formulaires liés à l’admission, à l’inscription, aux ententes de règlement des frais, etc. (sur papier et électroniquement);
• Appuyer le secteur de Liaison lors des appels de conversion afin d’encourager les personnes candidates à s’inscrire au Collège Boréal;
• Inscrire les étudiantes et étudiants aux cours et aux programmes en utilisant le système informatisé de gestion;
• Percevoir les frais de scolarité, de casier, de crédit d’impression, etc., conformément aux directives et procédures ministérielles et financières;
• Recevoir les versements et les appliquer au compte client;
• Concilier les montants reçus avec les données saisies dans le système;
• Aviser le personnel superviseur des plaintes ou des suivis qui dépassent son cadre de responsabilité;
• Recevoir et vérifier les demandes de remboursement et assurer les suivis;
• Vérifier le statut des étudiantes et étudiants dans le système informatisé de gestion;
• Créer les nouveaux dossiers étudiants (électronique ou papier) et les mettre à jour lors de tout changement afin de respecter les
  exigences du Bureau du registraire;
• Transférer les dossiers étudiants aux agentes et agents spécialistes des programmes pour les questions particulières qui ne relèvent pas de son cadre de responsabilités;
• Rédiger la correspondance courante pertinente à partir de gabarits existants;
• Envoyer et distribuer divers documents, lettres, formulaires, horaires, cartes d’identité et trousses d’admission ou d’inscription, etc., à l’intention des personnes candidates ou des membres de la population étudiante, à la demande de la direction;
• Effectuer les dépôts bancaires selon les procédures et directives de la direction de Boréal Toronto;
• Vendre les manuels et les articles provenant de la coopérative.
• Collaborer avec l’équipe de Boréal Toronto pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, en appuyant ses collègues et en participant à diverses activités connexes, surtout lors des périodes de pointe;
• Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du personnel superviseur.

Exigences :

• Études d’un an menant à un certificat ou l’équivalent en administration de bureau, en soutien administratif ou dans un domaine connexe;
• Minimum de deux ans d’expérience pertinente;
• Expérience en service à la clientèle;
• Expérience dans l’utilisation d’un système informatisé de gestion;
• Expérience dans la saisie, la compilation et la comparaison de données;
• Expérience dans la gestion simultanée de plusieurs dossiers;
• Expérience en travail de bureau et dans l’utilisation de logiciels courants, notamment de traitement de texte, de tableur et de présentation;
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome.

Closing Date:

2026-10-13 11:59pm

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.